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Agent(e) de soutien administratif, classe I

Votre rôle parmi nous

Le rôle principal et habituel de la personne qui occupe cet emploi consiste à accomplir des tâches de nature administrative pour le secrétariat du campus de Carleton-sur-Mer. L’employé travaillera sous la supervision de la direction du campus.

Ce que nous recherchons

• Une personne impliquée qui accueille, informe et oriente les gens à l’intérieur du Collège.

• Une personne minutieuse qui effectue des opérations comptables de nature relativement complexe et voit au respect des normes et des procédures. Elle peut également effectuer certains achats de valeur peu élevée. Elle accomplit des travaux de vérification et voit au contrôle des paiements. Elle prépare et effectue les dépôts et concilie les comptes.

• Une personne structurée qui réalise des tâches liées à la rémunération et accomplit divers travaux relatifs à l’application des conditions d’emploi du personnel de son unité administrative ou du Collège. Elle peut avoir à réaliser une partie ou l’ensemble des travaux d’un secteur d’activité.

• Une personne habile avec les nouvelles technologies de l’information qui feront partie intégrante de son quotidien. 

• Une personne rigoureuse qui cherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports. Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies.

• Une personne organisée qui transcrit des textes et reproduit différents tableaux et graphiques. Elle tient à jour des banques de données, l’inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes qu’elle assiste ainsi que leur agenda. Elle organise les réunions, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers nécessaires. Elle initie au travail les nouvelles personnes.

Quelques attributions particulières

• Accueil et secrétariat général;
• Secrétariat pédagogique;
• Organisation de rencontres de services (convocation, organisation et rédaction de comptes rendus);
• Production de statistiques diverses;
• Surveillance de tests d’embauche;
• Répondante pour la formation à distance.

Ce que vous devez posséder

• Un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec une option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir une (1) année d’expérience pertinente;
• Une excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• D’excellentes aptitudes interpersonnelles;
• Une année d’expérience au service à la clientèle;
• La connaissance des logiciels de la suite Office;
• De l’autonomie;
• Minutie et rigueur.