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Agent(e) de soutien administratif, classe I (Vie étudiante et bibliothèque)

Votre rôle parmi nous

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités des secteurs concernés. Plus spécifiquement, l’emploi comporte deux secteurs d’activité. Environ 70 % des tâches concernent la vie étudiante et 30 % la bibliothèque.

Dans les tâches en lien avec la vie étudiante, la personne sera responsable de la gestion du budget, de la tenue d’une petite caisse ainsi que de la facturation. Elle sera appelée à respecter des échéanciers et à travailler parfois sous pression. Elle sera aussi en charge de la promotion et des communications avec les étudiantes et étudiants, le personnel enseignant et les partenaires externes dans tout ce qui concerne la vie sportive et culturelle. Elle travaillera en étroite collaboration avec la conseillère à la vie étudiante et la technicienne en loisirs. Elle sera la personne de référence de tous les acteurs entourant la participation et l’organisation d’évènements. 

Quant au rôle attendu à la bibliothèque, l’accueil, l’accompagnement des usagers en ce qui concerne les outils de recherche ainsi que la gestion des prêts de document sont au cœur du travail attendu. Pour ce service, elle sera appelée à travailler en collaboration avec la spécialiste en moyens et techniques d’enseignement.

L’employé(e) travaillera sous la supervision de la gestionnaire administrative du campus de Gaspé, madame Cristelle Denis.

Ce que nous recherchons

• Une personne impliquée qui accueille, informe et oriente les gens à l’intérieur du Collège. Elle assure la comptabilité et le secrétariat pour le service de la vie étudiante et travaille en collaboration avec la spécialiste en moyens et techniques d’enseignement (SMTE) pour le service de la bibliothèque.
• Une personne minutieuse qui reçoit et achemine les appels téléphoniques et fournit des renseignements d’ordre général. Elle dépouille et achemine la correspondance. Elle initie la clientèle à l’utilisation des différentes ressources disponibles.
• Une personne structurée qui enregistre des transactions liées à ses activités et en vérifie l’exactitude. Elle accomplit un ensemble de travaux liés au prêt et elle peut agir en qualité de caissière ou de caissier.
• Une personne habile avec les nouvelles technologies de l’information qui feront partie intégrante de son quotidien. 
• Une personne rigoureuse qui cherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports. Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies.
• Une personne organisée qui transcrit des textes et reproduit différents tableaux et graphiques. Elle tient à jour des banques de données, l’inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes qu’elle assiste ainsi que leur agenda. Elle organise les réunions, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers nécessaires. Elle initie au travail les nouvelles personnes.

Ce que vous devez posséder

• Un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec une option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir une (1) année d’expérience pertinente;
• Une excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• La connaissance des logiciels de la suite Office;
• De l’autonomie;
• Minutie et rigueur.